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働き方改革で残業はこう変わる!中小企業が知っておきたい変更点と対策

働き方改革
(写真=PIXTA)

働き方改革の一環で、新たに「時間外労働の上限規制」が設けられました。これは従業員の残業に関する規制であり、多くの中小企業が大きな影響を受けると考えられます。中小企業経営者は、主な変更点と対策をきちんと理解しておくことが重要です。

「時間外労働の上限規制」ができた背景と概要とは?

「時間外労働の上限規制」が設けられた主な要因としては、特別条項を利用した「残業の抜け道」が挙げられます。

従来の制度においても、残業には「1ヵ月45時間、年間360時間」の制限が設けられていました。しかし、事業者に臨時的で特別な事情があり、かつ特別条項付きの36協定を締結すれば、年間6ヵ月に限って上記の制限を超えた労働が認められていました。

つまり、場合によっては残業時間が際限なく延びてしまうケースもあったのです。その点が問題視され、政府は働き方改革の一環として労働基準法を以下のように改正しました。

・法的拘束力を持たせるために上限時間を制定
・特別条項にも労働時間の上限を設定
・事業者側の罰則の見直し

大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から施行されます。ただし、建設業・自動車運転の業務・医師については、上限規制の適用が5年間猶予されます。

働き方改革で残業はどう変わるのか?変更点のポイントを確認

前述した変更点について、もう少し詳しく解説していきます。

1.特別条項にも上限時間が設けられた

改正後の労働基準法では、特別条項に以下の上限時間が設けられました。

①年間 720時間以内
②月間 100時間未満
③複数月(2ヵ月~6ヵ月) 平均80時間以内
(※「月間」と「複数月」は休日労働を含む)

上記の③については、「2ヵ月平均・3ヵ月平均・4ヵ月平均・5ヵ月平均・6ヵ月平均」のすべてを80時間以内に収める必要があります。また特別条項の適用期間については、改正前と同じく「年間6ヵ月」です。

2.罰則に「懲役刑・罰金刑」が追加された

残業時間が基準を超えた場合の罰則も、大きく変更されました。従来の制度では行政指導のみでしたが、改正後には「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」という罰則が設けられました。

厚生労働省に企業名を公表される可能性がある点も、経営者にとっては軽視できないポイントです。社会的信用を失い、さまざまな弊害が生じるからです。

3.協定届に「時間外労働をさせる必要のある事由」が追加された

新しい協定届には、残業をさせる「具体的な事由」を記載する欄が設けられました。この欄に記載できる事由は一時的・突発的なものに限られており、恒常的に長時間労働をさせる事由は認められません。

単なる人材不足などは理由として認められないため、事業者はクレーム対応や製品トラブルといった正当な事由を用意しておく必要があります。

大きな変更は上記の3点ですが、労働時間の把握については「客観的な管理」や「使用者による現認」が必要になる点も押さえておきましょう。一部自己申告も認められますが、原則としてタイムカードやPCの使用時間などの情報が必要になり、事業者はその記録を3年間保存しなければなりません。

中小企業が繁忙期を乗り越えるには?知っておきたいポイント

長時間労働に支えられていた中小企業にとって、今回の規制は深刻なダメージになり得ます。「繁忙期を乗り越えられない……」と悩む経営者もいるでしょう。そんな人は、焦らずにじっくりと以下の2つのアプローチで計画を立てることが重要です。

残業時間の管理や可視化を徹底する

中小企業が時間を効率的に使うには、綿密な残業計画が必要です。前述の通り労働時間の管理も求められるため、「残業時間の管理・可視化」は徹底する必要があります。

具体的な方法としては、勤怠管理用ITツールの導入が挙げられます。ITツールを導入すれば、各人材の就業状況をデータとして確実に残せる上に、そのデータをもとに残業計画を立てやすくなります。

業務の効率化を目指す

不要な残業を省くために、「業務の効率化」も取り組みたいポイントです。例えば、手書きの伝票をデータに変える、顧客管理に専用のアプリを使うなど、事務・経理の業務を見直すだけでも大幅に効率が上がる可能性があります。

近年では働き方改革の影響で、業務を効率化するために「見える化」に取り組む企業が増えてきました。どこから取り組むべきかわからない人は、各業務内容を明確にするところから始めてみてはいかがでしょうか。

余裕を持って万全の準備を

中小企業で施行されるまで少し猶予があるとはいえ、準備できる時間は限られています。特にIT化が進んでいない企業は、対策に膨大な時間を要する可能性があるので、できる限り早めに行動を始めることが重要です。

制度の概要を正しく理解し、施行までに万全の準備を整えておきましょう。

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