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ますます高まる「テレワーク」の重要性!経営側から見たメリット・デメリットや、正しい導入プロセスを解説

(画像=aijiro / PIXTA)

働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、テレワークの重要性はますます高まっています。ただし、焦って導入をすると深刻なリスクに直面するため、導入前には基礎知識を学ぶことが必要です。また、正しい導入プロセスや準備なども確認しておきましょう。

テレワークとは?企業から見たメリット・デメリット

近年話題にあがっている「テレワーク」とは、情報通信技術を活用して場所や時間にとらわれない働き方をすることです。自宅での労働をイメージするかもしれませんが、実はテレワークには複数の種類があり、その働き方から以下の3種類にわけられています。

【1】在宅勤務…自宅で業務をこなすこと。
【2】モバイルワーク…カフェや飲食店など、一時的に出先で業務をこなすこと。
【3】サテライトオフィス勤務…レンタルオフィスなど、会社が用意した利便性の良いスペースで業務をこなすこと。

中小企業がテレワークを導入するにあたっては、導入のメリット・デメリットをきちんと理解しておくことが重要です。もちろん魅力的なメリットはありますが、以下のように深刻なリスクとなり得るデメリットも存在するため、安易に導入を進めるべきではありません。

テレワーク導入のメリットテレワーク導入のデメリット
・離職率の低下につながる
・生産性の向上を期待できる
・災害などに対するリスクを分散できる
・遠隔地における優秀な人材の採用ができる
・時間管理のハードルがあがる
・従業員のマネジメントが難しくなる
・情報漏えいのリスクが高まる

テレワークは従業員のワークライフバランスを向上させるため、上手く活用すれば社員のモチベーションを高められます。また、業務を行う場所を分散させることで、災害による作業の中断リスクなども抑えられるでしょう。

ただし、その一方で時間管理や従業員のマネジメントが難しくなる点は、企業にとって軽視できないポイントです。加えて、パソコンなどの機器を外に持ち出す必要があるので、情報漏えいのリスクにも注意しなくてはなりません。

テレワークの正しい導入プロセスとは?

上記で解説したデメリットやリスクを抑えるには、正しいプロセスでテレワークを導入することが重要です。導入手順はケースによってやや異なりますが、たとえば総務省は平成28年3月に公開した「テレワーク導入手順書」において、以下の導入プロセスを紹介しています。

テレワークを導入する手順概要
1.導入目的の明確化「どのようなメリットを得たいか」を考えながら、導入の目的を明確にする。
2.対象範囲の決定対象者や対象業務、頻度を決定する。
3.現状把握自社の現状を把握し、導入に向けての課題を洗い出す。
4.導入計画の策定ここまでの内容を踏まえて、全体の計画を策定する。
5.実施環境の整備計画に従って、テレワーク実施のための環境を整備する。
6.研修等説明会の開催従業員に対して説明会を行い、導入教育をすすめる。
7.テレワークの試行・実施3ヶ月以上の試行期間を設けて、実際にテレワークを導入する。
8.評価と改善導入目的と照らし合わせる形で、導入の効果と課題を洗い出す。

テレワークの最適な導入方法はケースバイケースであるため、本格的な導入の前には「試行期間」を設けることが重要です。導入に向けて自社が抱えている課題を洗い出し、それぞれの課題をしっかりと解決すれば、導入後のリスクを抑えられるでしょう。

テレワーク導入のポイントは、経営者も運用に関わること

テレワークで働く従業員をしっかりと管理するには、管理職が的確な指示を出すことと、労働を公平に評価するシステム作りが必要です。これらの部分を管理職に丸投げすると、経営者と管理職の間に認識の齟齬が生じてしまうため、どうしても導入後のリスクが上がってしまいます。

したがって、テレワークを導入する際には、ルール作りの段階から経営者も積極的に関わることがポイントになります。また、新しい働き方となれば周りが迷ってしまう可能性があるので、ブレない意志をもってメッセージを発信し続けることも経営者には求められます。

テレワークの導入前には計画を立てるなど、万全の準備を

テレワークは多方面から注目されている働き方ですが、焦って導入をするとリスクが高まってしまいます。本記事で解説したデメリットやリスクを抑えるには、計画の策定や試行期間を設けるなど、きちんと準備を整えることが重要です。

テレワーク導入にあたり、就業規則や雇用契約書(労働条件通知書)へも就業場所や労働時間に従前と変更がある場合には、その旨明示が必要となります。通信費や光熱費、利用機器の費用負担についても、就業規則に定めることで、労使間のトラブルを防ぐこともできます。

また、厚生労働省や経済産業省等より助成金や補助金も出ているので、導入にあたり費用面の補助を受けられる可能性もございます。

導入を検討している中小企業は、経営者自身もしっかりと運用に関わりながら、慎重に計画を立てていきましょう。

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